Procedimentos para cancelamentos de documentos fiscais

1. Providências no cancelamento
Conforme as legislações que regem a cobrança do ICMS e do IPI, os lançamentos dos citados impostos no momento da ocorrência do fato gerador (o qual se configura, via de regra, pela saída da mercadoria do estabelecimento) materializam-se com a emissão da Nota Fiscal, o que deve ser feito com observância de todos os requisitos regulamentares normalmente exigidos (no que diz respeito a espécie adequada, natureza da operação, dados do destinatário e do transportador etc.).
Uma vez emitida a Nota Fiscal, ela servirá (em especial a 1ª via) para acompanhar o trânsito das mercadorias, assim como para documentar o seu ingresso no estabelecimento destinatário. Contudo, podem ocorrer situações que obrigam o contribuinte (emitente) a cancelar os documentos fiscais. Entre esses casos, podemos citar como exemplo, os seguintes: erros no preenchimento, cancelamento de vendas, adoção de modelo inadequado para a operação etc.
Diante disso, tanto a legislação do ICMS como a do IPI determinam, de modo uniforme, que, quando o documento fiscal for cancelado, conservar-se-ão no talonário ou formulário contínuo todas as suas vias, com declaração dos motivos que determinam o cancelamento e a referência, se for o caso, ao novo documento emitido.
Na hipótese de documento copiado, far-se-ão os assentamentos no livro copiador, arquivando-se todas as vias do documento cancelado.
Como se observa, a exigência em causa é imposta com o objetivo de resguardar os interesses da fiscalização, sendo indispensável, portanto, a manutenção de todas as vias da Nota Fiscal cancelada. A ausência de qualquer uma das vias poderá levar o Fisco a supor que o documento fiscal (cancelado) surtiu os efeitos fiscais correspondentes, ou seja, que foi utilizado para acobertar saídas de mercadorias.
2. Nota Fiscal já escriturado no Livro Registro de Saídas
Na hipótese do documento fiscal ser cancelado antes de sua escrituração no Livro Registro de Saídas, o contribuinte adotará unicamente as providências a que nos referimos no tópico inicial. Contudo, o cancelamento poderá ocorrer após a escrituração do respectivo documento no Livro Registro de Saídas, caso em que, naturalmente os impostos passam a figurar como débito no citado livro. Para regularizar esta situação, isto é, para anular o débito do ICMS e do IPI (se for o caso) feito no Livro Registro de Saídas, o contribuinte deverá efetuar os lançamentos mencionados a seguir:
2.1 Estorno de débito do ICMS
O valor do ICMS (destacado na Nota Fiscal cancelada) será escriturado no item "008 - Estorno de Débitos" do Livro Registro de Apuração do ICMS (modelo 9), com indicação de todos os elementos do documento fiscal cancelado, inclusive do número de páginas do Livro Registro de Saídas no qual ele foi escriturado.
2.2 Estorno de débitos do IPI
O valor do IPI (lançado na Nota Fiscal cancelada) será escriturado no item "004 - Estorno de Débitos" do Livro Registro de Apuração do IPI (modelo 8), com indicação de todos os elementos do documento fiscal cancelado, inclusive do número da página do Livro Registro de Saídas no qual ele foi escriturado.